近几年来，国内高校，特别是一些重点大学，各项经费包括事业经费、科研经费都在不断上涨。与此同时，国内高校在教育经费、科研经费上出现的问题也在不断增多，为此而身陷牢狱之灾者也不乏其人。为此，我们不妨来看看美国高校是如何规定各项经费的使用范围的，其中有不少做法或许值得我们借鉴。
■郭英剑
哈佛雕像
两大经费来源
哈佛文理学院可谓哈佛最重要的学院，下辖哈佛本科生学院、哈佛文理研究生院等多个学院。其所出台的相关规定，在哈佛涉及面广，也颇具代表性。
需要说明的是，在哈佛，经费管理办法有不同层次的规定，既有来自联邦政府的，也有来自校方的。而作为一级学院，文理学院也制定了自己的相关规定。再往下，相关系部也会有自己的规定。值得注意的是，由政府到学校再到学院这自上而下的规定，一级比一级更严格。反过来说，下一级的相关规定，都不会与上一级的规定相矛盾。
与其他美国高校类似，在哈佛，经费来源分为两大类，一类为联邦政府，除此之外的经费，统称为非联邦政府经费。前者一般包括美国国立卫生研究院、美国国家科学基金会、美国国防部这些来自政府部门的项目经费。后者则主要是美国国内的基金会或者行业的费用，以及来自国际上的项目经费。
在哈佛，公务支出主要出自这两项经费。
规则明确无误
像美国所有行业和所用领域一样，规则总是先行，而规则也是极为具体而明确的。在哈佛文理学院，设有专门的财务办公室，负责制定和解释相关的规则。我们都知道，经费的花销，最多的是出行以及所涉及到的餐饮、住宿乃至公务接待等活动。为此，哈佛文理学院出台了《旅行、公务餐与接待的经费使用办法》。
在这个规定中，对相关问题作出了明确无误的说明。比如，该办法的使用对象是哈佛的员工，或者即便是非雇员，但凡是为了哈佛的公务，也在适用人员之列。再如，该办法规定了由学院下辖的各系部来负责相应的评议、批准与报销事务，并负责与哈佛及文理学院的相关财务人员保持联系。当然，该办法最主要的是规定了包括飞行、租车、使用个人车辆、住宿、饮食、公务餐、招待餐、家庭成员随行及其随之而来的餐饮与住宿问题等方面的规定。此外，还对各种例外的情况作出了详细的说明。当然，报销经费的过程既复杂又耗时，自然更加需要加以详细说明。最后还有一些附录，比如，如何快速订购机票，如何快速确定酒店等，也有对招待餐的简介说明等内容。
例外情况事先规定
经费的花销都是有明确的规定的。若以出行为例，则离不开出行、住宿和饮食这三大事务。
以出行乘坐飞机为例，相应的规定包括：（1）票价：所有员工应该购买最低票价；哪怕是旅行常客，也不能因为要增加飞行里程数而影响购买最低票价；（2）舱位：在美国国内出行（也包括到加拿大和墨西哥），6小时之内的飞行应购买经济舱，超过6小时可以购买商务舱；而国际航班（包括到阿拉斯加和夏威夷）可以购买商务舱。除非事先得到批准，否则一律不得购买头等舱。（3）航班：凡是使用政府部门的经费，必须要乘坐美国国内的航班，可以优先考虑与哈佛有协作关系的航空代理商所推荐的航班。（4）升舱：如果个人是某航空公司的旅行常客，可以使用自己的飞行里程为自己升舱，回来报销时需要予以说明。但不得使用个人里程数去购买机票，否则不予报销。
当然，在出差过程中，最大的可能就是例外情况的出现。对此，该办法也在事前想到了可能的应对措施。比如：（1）如果是家属随行，除非事先得到文理学院主管财务院长的批准，否则不予报销。（2）虽然前面已经规定了公务餐的标准，但有些活动的会餐很有可能超出这个标准，比如募捐时或者招募员工时的宴请等，有时候无法控制消费，那么，凡是事先获得批准的，则事后会予以报销。（3）哈佛位于波士顿，与纽约和华盛顿既相近，也来往密切。因此，学校与铁路交通部门之间有协议，如果选择铁路，虽然距离近，但是可以购买公务舱。如果在美国国内乘坐火车时间超过了6小时，也可以购买头等舱。
给我们的启示
看完哈佛文理学院的相关规定，我个人的感受有三：
首先，哈佛文理学院的办法，其指导思想和原则清晰明了：经费无论对学院还是对个人，都要花得合情合理，价格公道；同时，既不让教工从中获利，也不让个人吃亏。这一思想的关键之处，在于既承认经费来源的重要性，同时承认个人作为经费使用者的主体地位，换句话说，管理部门既要保护经费提供者（无论是机构还是个人）的利益，也要保护受益人（即经费使用者）的利益。而在我们的相关规定中，更多的是考虑了经费提供者（可能是政府部门，也可能是社会组织）的利益，而忘记乃至忽视了获得经费者本人的利益。我个人以为，这一点应当引起有关部门的重视。
其次，该办法不仅适用对象清楚，而且规定得事无巨细，且不会引发误解或者不同的解释。因此，凡是哈佛文理学院的教师和职工，都必须要看、要学这一规定，否则不仅在花费时会出问题，在报销时更会遇到麻烦。当然，即使在哈佛，大家对这样烦琐的规定也会有怨言，但一般来说，大家都会认真学习并照章办事。而在我们的高校中，师生员工之所以会在使用经费特别是在报销时遇到困难，主要有两个方面的因素：第一，高校的财务报销制度或者不够透明，或者不够详细，相关规定的解释权都在财务人员那里，而教工既不知道，也无法把握，甚至难以申辩，或者申辩了也无效果；第二，教工本身对相关规定可能也不够重视，也没有认真学习，等到去报销时，才发现很多花费是不符合规定的。要想化解这一矛盾，高校财务部门和师生员工两方面都要作出努力和改变。
再次，该办法对于各种例外情况都作了相应的规定，而这些规定基本上是人性化的。而且，即便是那些并非规定范围内的例外情况，要么事先审批可以加以解决，要么回来之后在规定时间范围内加以说明和报告，也可以予以解决。而在我们的经费使用过程中，对于例外的情况，在相关规定中几乎都不涉及。而对实际发生的一些必要的、超出了规定的花费，在事后很难得到妥善解决。在现实中，我们听到最多的一句话是：“财务有铁的纪律。”我个人以为，财务固然应该有纪律，也应该有其刚性的一面，但这样的纪律其实不应该是铁的，而应该是随着时间的推移而有所改变，也应该有其人性化的一面，毕竟，经费是为人服务的。真心希望我们的高校能够从哈佛的经费使用办法与规则中得到启发，从而完善我们自己高校的经费管理办法。
（作者系中央民族大学外国语学院院长）
《中国科学报》 (2014-04-17 第7版 观察)
