为贯彻落实学部主席团确定的各项任务，加强院士工作局对各常委会和专门委员会的服务，提高会议效率和质量，根据《中国科学院学部工作规则》，制订本细则。
一、会议时间确定
1.相关处室根据常委会、专门委员会年度工作计划和主任们的指导意见，年底前制订下年度会议计划提交局务会议讨论；
2.局务会议统筹考虑院士大会年和增选年工作的重点工作，统筹协调常委会和专门委员会会议顺序和关键工作节点的会议时段；
3.具体会议时间在征求主任和委员们的意见后确定。
二、议题确定和日程安排
1.会议议题应体现学部主席团会议精神，专门委员会和常委会会议题设置要相互衔接；
2.议题于会前一个月由相关处室提出建议，局务会议统筹协调并报主管院领导后，由主任审定；
3.会议日程由相关处室办提出建议并报主管局领导，由主任审定；
4.每项议题均应在会前落实好汇报人，相关处室应和汇报人充分沟通；
5.日程安排要保证议题的完成，日程设计要体现学部各项工作的系统性和完整性。
三、材料准备和发送
1.会议议题确定后，会议材料由相关处室和有关与会人员准备，报主管局领导，由主任审定；
2.原则上会议材料应在会前一周发给相关与会人员；
3.各项议题一般应采用PPT汇报；
4.与议题相关的规章制度、背景材料等应作为会议文件附件，一并列入会议材料中。
四、会议组织与落实
1.会议组织要体现学部科学、和谐、务实特色；各处室要切实做好服务工作，分工明确，责任到人；工作人员要树立良好服务意识；
2.各处室会前应与会议主持人充分沟通，明确会议任务和预期目标；
3.会议议题在讨论后应有明确结论；工作机构和相关人员应根据会议讨论确定的结论认真组织落实；
4.会议应安排专人记录并整理纪要；纪要原则上在两周内完成发送；
5.为保证有关议题的落实，各办公室负责人列席相关各专门委员会会议；
6.各处室应在学部组织的各类学术会议中发挥积极作用，繁荣学术活动，营造学部工作的良好氛围。
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